Cura la predisposizione e smistamento dei provvedimenti. Svolge attività di supporto tecnico- giuridico per gli atti sottoposti alla firma del Sindaco. Assicura l'attività di supporto per l'azione di coordinamento da parte del Sindaco, degli uffici e servizi comunali nonché per il collegamento con gli Assessorati. Svolge quindi attività di ricerca e studio da porre a disposizione degli Amministratori. Cura lo studio di particolari problemi con proposizione di ipotesi di lavoro per l'Amministrazione. Svolge attività di consulenza su determinate problematiche di carattere generale non di specifica competenza settoriale.
Cura le incombenze che il Sindaco svolge come organo politico - amministrativo non necessariamente connesse ai compiti istituzionali; Curandone la predisposizione e smistamento dei provvedimenti. Assicura il disbrigo degli affari di Gabinetto del Sindaco, quale Ufficiale di Governo, esclusi quelli previsti dall'art. 38 della legge 142/90 quale Capo dell'Amministrazione.

Cura i rapporti con gli Organi dello Stato della Regione Siciliana, della Provincia, dell’A.S.L., dei Comuni, con gli Organi di controllo. Organizza e coordina, attraverso le strutture dei singoli settori interessati, tutte le iniziative, i convegni, le manifestazioni pubbliche, nonché le campagne di promozione dell’immagine della città, promosse direttamente dall'Ufficio del Sindaco e dagli Assessorati, assicurandone l’armonizzazione e la tempistica, attraverso la calendarizzazione preventiva delle iniziative.

Costituisce l’interfaccia dell’Amministrazione per la programmazione e la progettualità per tutti i Settori comunali al fine di sviluppare un’azione omogenea in materia di utilizzazione delle risorse rese disponibili dalle politiche di finanziamento nazionali e comunitarie.
Intrattiene rapporti stabili con le Amministrazioni Regionali, Nazionali e Comunitarie al fine di ottimizzare il flusso informativo e creare interlocutori unici di riferimento. Provvede al rilascio di autorizzazioni e sussidi economici gestiti direttamente dal Sindaco. Tenuta albo conferimento riconoscimenti del Comune. Istruttoria per richieste di patrocinio da parte del Presidente della Repubblica, del Presidente del Consiglio e di altri membri del Governo o di altre autorità per manifestazioni organizzate dall'Amministrazione Comunale.
Il Servizio in quanto titolare delle competenze per la relazioni dei servizi al cittadino provvede a far si di: dare attuazione al principio della trasparenza dell’attività amministrativa, al diritto di accesso alla documentazione e a una corretta informazione; rilevare sistematicamente i bisogni e il livello di soddisfazione dell’utenza per i servizi erogati e collaborare per adeguare conseguentemente i fattori che ne determinano la qualità; proporre adeguati correttivi per favorire l’ammodernamento delle strutture, le semplificazione dei linguaggi e l’aggiornamento delle modalità con cui l’Amministrazione si propone all’utenza.

Le azioni e le linee di attività di questo Servizio si attuano mediante l'utilizzo di tecnologie informatiche nei seguenti campi: servizio all'utenza per i diritti di partecipazione di cui al capo III della Legge 7 agosto 1990, n. 241; informazione all'utenza relativa agli atti amministrativi, sui responsabili, sullo svolgimento e sui tempi di conclusione dei procedimenti e sulle modalità di erogazione del servizio. Il Settore effettua ricerche ed analisi finalizzate alla formulazione di proposte alla propria Amministrazione sugli aspetti organizzativi e logistici del rapporto con l'utenza; promozione e realizzazione di iniziative di comunicazione di pubblica utilità per assicurare la conoscenza di normative, strutture pubbliche e servizi erogati e l’informazione sui diritti dell’utenza nei rapporti con l’Amministrazione.
Il Servizio inoltre provvede al ricevimento dei reclami dei cittadini ed all'informazione agli utenti su tutte le attività d'istituto. Cura le attività relative alla partecipazione popolare, alle formazioni sociali, e a quelle del volontariato.

Cura l'attività rivolta al cittadino, informazioni di carattere generale rivolte all'Ente e provvede quindi alla definizione delle attività seguenti: ricevimento dei reclami e modalità di risposta e istruttoria delle istanze richieste e petizioni; informazioni per la presentazione dei Referendum; rapporti con Enti, Aziende, Consulte e Associazioni varie.
Svolge attività di supporto al funzionamento della Giunta Comunale secondo regolamento interno. Cura l'attività di supporto ad eventuali gruppi di lavoro ed il coordinamento tra Assessorati per specifiche iniziative. Svolge quindi attività di ricerca e studio da porre a disposizione degli Amm.ri. Cura lo studio di particolari problemi con proposizione di ipotesi di lavoro per l'Amm.ne.

Cura la partecipazione del Gonfalone della Città a manifestazioni pubbliche nel palazzo comunale, in altre sedi cittadine o in altre città.

Provvede alla gestione del cerimoniale, concessione e attribuzione sale e locali; economato per le spese di rappresentanza; autoparco degli organi istituzionali, compresa la gestione del personale autista, gestione del personale ausiliario di supporto agli organi istituzionali.

Il personale del Servizio Staff viene scelto dal Sindaco tra il personale in servizio del Comune, ovvero, purché l'ente non abbia dichiarato il dissesto e non versi nelle situazioni strutturalmente deficitarie di cui all'articolo 45 del decreto legislativo 30 dicembre 1992, n. 504, e successive modificazioni, è costituito da collaboratori assunti con contratto a tempo determinato.

Responsabile di Segreteria Giannamaria Pluchino
Responsabile del Cerimoniale Maria Concetta Iacono